Mit uns wird die Digitalisierung von Dokumenten zum Kinderspiel.

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Zeitersparnis, Kosteneffizienz, Platzoptimierung, Datensicherheit sowie Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit – das sind die zentralen Begrifflichkeiten, die für unser Dokumentenmanagement SelectLine DMS stehen. Profitieren Sie mit unserer Lösung davon, Daten aus unterschiedlichen Quellen einfach und effizient digital zusammenzuführen und zu verwalten.

Was ist ein Do­ku­men­ten­mana­ge­ment­sys­tem?

Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie als Unternehmer dabei, Papierdokumente zu digitalisieren. Diese werden mittels DMS elektronisch erfasst, in einer Datenbank zentral abgelegt, gesetzeskonform dokumentiert und können dann einfach von Ihren Mitarbeitern verwaltet werden.

Dokumente schnell und einfach finden

Mit SelectLine DMS können mittels Volltextsuche oder über die Suchfunktion nach Metadaten Zeiten hierfür deutlich minimiert werden. SelectLine DMS unterstützt Sie dabei, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Diese werden dabei automatisch volltextindiziert. Durch die Volltextindizierung können Dokumente nach allen Inhalten durchsucht werden. Die optische Texterkennung (OCR) erkennt automatisch den Text von gescannten Dokumenten und liest sämtliche Informationen aus E-Mail-, Text- und Office-Dateien aus, um bei der Dokumentensuche immer ein treffendes Ergebnis zu liefern. Die Kategorisierung, Zuordnung und Verteilung digitaler Dokumente ist somit kinderleicht.

Laufwege und Zettelwirtschaft reduzieren

“Papier ist geduldig” lautet ein gängiges Sprichwort – aber ist es heutzutage noch effizient, mit Papierdokumenten zu arbeiten? Stellen Sie sich folgendes Szenario vor. Ein Angebot für eine Werbemittelbestellung kommt postalisch in Ihrem Unternehmen an. Die Kollegen aus der Postannahmestelle quittieren den Eingang händisch mittels Datumserfassung. Eine Angebotsfreigabe kann jedoch nur durch einen Kollegen aus der Marketingabteilung erfolgen. Nach der Freigabe durch die entsprechende Abteilung, muss diese auch offiziell bestätigt werden. Das Dokument wird somit aufwändig von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht. Ein digitaler Workflow kann hier Abhilfe schaffen. Mit SelectLine DMS scannen Sie das Dokument ein und stellen dieses innerhalb von Sekunden allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Das Stapeln von Papierdokumenten und langen Bearbeitungszeiten sowie eventuellen Medienbrüchen gehört ab sofort der Vergangenheit an und das Beste daran: Aufgaben bleiben nicht liegen.

Datensicherheit und Versionierung auf Knopfdruck

Sie haben den falschen Knopf gedrückt und Daten gelöscht? Kein Grund zur Panik. Auch hier bietet SelectLine DMS eine Funktion, Daten mit nur wenigen Klicks wiederherzustellen. Auch versehentlich überschriebene Dokumente sind nicht verloren. Dank einer automatischen Versionierung kann nicht nur der Entstehungsverlauf von Dokumenten nachvollzogen, sondern auch im Nachgang auf alte Versionen zugegriffen werden.

Auf der sicheren Seite mit der Datenspeicherung

SelectLine DMS gewährleistet, Informationen zentral und gesetzeskonform zu speichern. Legen Sie mittels Zugriffsrecht fest, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf. Dokumente werden sicher verwaltet, da alle Daten unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards übermittelt werden. Dabei bleiben die Dokumente zu jeder Zeit geschützt, da diese revisionssicher archiviert sind.

Minimaler Einrichtungsaufwand

Die Installation des Dokumentenmanagementsystems erfolgt über ein eigenständiges Setup. Mit nur wenigen Klicks wird die Aktivierung für die gewünschten Mandanten vorgenommen und Sie können mit der Archivierung direkt durchstarten. Ein detailliertes Ordnersystem geben wir Ihnen an die Hand. Zusätzlich können Sie nach der Aktivierung des DMS-Systems für einen Mandanten verschiedene Dokumente in Akten ablegen. Diese basieren auf den Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und/oder Mitarbeiterstamm des Mandanten aus Ihrer SelectLine Warenwirtschaft oder Ihrem SelectLine Rechnungswesen.

Das bieten wir Ihnen

 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem gehört heute zum Repertoire eines erfolgreichen Unternehmens.

SelectLine DMS ist komfortabel und einfach zu bedienen und bietet zahlreiche Funktionen, die Ihren Mitarbeiter/-innen die Arbeit erleichtern:

  • Kostenreduktion durch Beschleunigung von Geschäftsprozessen
  • Mitarbeiterentlastung dank schnellem Informationsfluss und vereinfachter Dokumentensuchfunktion
  • Platzersparnis auf Grund von papierloser Dokumentation
  • Gesetzeskonformes und revisionssicheres Arbeiten
  • Minimaler Einrichtungsaufwand